Infos Pratiques

Quelques conseils pour le choix d'un séjour

Il est indispensable d'associer l'enfant ou le jeune au choix de son séjour. Prenez le temps de lire attentivement avec lui le programme des activités proposées.
Pour le jeune enfant (6 à 8 ans) n'oubliez pas de lui rappeler qu'il pourra exprimer ses attentes et qu'il sera entendu par les adultes, autrement dit qu'il ne sera pas obligé de participer à toutes les activités. Si, par exemple, il n'aime pas chanter, ou danser, ou faire du roller, il pourra assurément participer à d'autres activités; s'initier au piano, à la guitare, aux percussions, dessiner, apprendre des tours de magie, construire une cabane...
Pour les plus grands, vous devez appréhender les réelles motivations de votre enfant afin d'éviter toute déception.
Nos séjours sont avant tout centrés sur les pratiques musicales et artistiques, le jeune doit avoir le désir de participer au moins à deux ou trois activités présentées sur le descriptif du séjour choisi. Sachez que nos programmes "d'activités au choix" présentés initialement sont toujours enrichis, sur le terrain, par d'autres propositions émanant des animateurs ou de certains jeunes participants.

Inscrire un enfant avec son frère, un copain...

Cela peut effectivement rassurer l'enfant qui part pour la première fois. Si la différence des âges n'est pas trop grande, il est possible de partager la même chambre sur simple demande de votre part. Notez que la réglementation ne permet pas les chambres mixtes. VMSF accorde une réduction de 5% sur le prix du séjour à partir de 3 inscriptions groupées.

 

La démarche pour inscrire votre enfant

Inscription par courrier
Imprimez et renseignez un bulletin d'inscription (disponible sur notre site > page accueil).
Etablissez un chèque d'adhésion à l'association de 12 euros et un second chèque de réservation de 150 euros pour un séjour de moins de 10 jours ou de 250 euros pour un séjour de 10 jours ou plus, à l'ordre de VMSF.
Adressez l'ensemble à VMSF BP 57 - 26 bis, rue de la Chine 75965 Paris cedex 20.

 

La confirmation de votre inscription

Confirmation d'inscription
Dès réception du bulletin d'inscription papier et des 2 chèques (adhésion + réservation) ou dés confirmation de votre virement bancaire, nous vous adressons :
- Une confirmation de l'inscription
- Une facture-pro format vous confirmant le montant restant à régler 1 mois avant le départ.
Pour toute inscription tardive (moins d'un mois avant le départ), la totalité du séjour devra être réglée en une seule fois.
Dossier individuel
- Téléchargez et imprimez le dossier individuel du jeune (disponible sur notre site > page accueil).
- Adressez à VMSF le dossier individuel dûment renseigné le plus tôt possible.

 

Le suivi de l'inscription de votre enfant

Nous vous adressons 15 jours avant le départ :
- Une convocation de départ (horaires SNCF, horaires rendez-vous sur place, informations concernant le voyage).
- La lettre de présentation du directeur du séjour et de son équipe.
- Des étiquettes VMSF pour les bagages de votre enfant.
- Une fiche d'information concernant notre service audiotel pour accéder aux nouvelles quotidiennes du séjour.
- Une fiche qualité à nous retourner après le séjour.

 

Les aides financières possibles

Nous acceptons les chèques vacances, les Bons CAF...Nous pouvons également, à votre demande, entrer en contact avec votre Comité d'Entreprise ou Service Social pour étudier des possibilités de financements.

 

Les transports aller-retour

Nous organisons un voyage collectif au départ de Paris. Le prix du voyage aller-retour comprend l'accompagnement de l'enfant (1 adulte pour 10 enfants) et le transfert en car de la gare d'arrivée au centre. Le billet est indivisible, l'achat du voyage aller-retour est obligatoire.
Si vous choisissez d'accompagner votre enfant sur le site d'hébergement par vos propres moyens nous vous proposons une plage horaire de 2 heures pour l'arrivée et la reprise de l'enfant.
Pour toute arrivée différée ou départ anticipé nous contacter ou prévenir directement le directeur.
Dans ce cas, nous vous conseillons de tout faire pour faciliter l'intégration ou le départ de votre enfant en vous invitant à ne pas rester trop longtemps sur le site d'accueil.

 

Les documents administratifs et papier d'identité obligatoires

Pour les séjours en France
La carte nationale d'identité de l'enfant est obligatoire si le voyage se fait en avion.
Pour les séjours à l'étranger
La carte nationale d'identité de l'enfant et une autorisation de sortie du territoire délivrée en Mairie ou en Préfecture. (Si l'enfant possède un passeport personnel l'autorisation de sortie du territoire n'est pas obligatoire).
La Carte Européenne de Sécurité Sociale à demander à votre CPAM.

 

Les assurances

Nous avons souscrit une assurance responsabilité civile à la MAIF sous le numéro 169 20 75. Pour tout accident corporel d'un participant, VMSF fait systématiquement une déclaration auprès de son assureur. Les dégradations matérielles, ou vols d'objets personnels font aussi l'objet d'une déclaration si la responsabilité civile des parents ou tuteurs n'est pas engagée. Selon le cas une franchise d'environ 150 euros reste à la charge du propriétaire.

 

Partir pour la première fois

Dés l'arrivée des enfants sur le site d'hébergement, nos équipes d'encadrement sont particulièrement à l'écoute de ceux qui partent pour la première fois. Pendant le séjour, les adultes savent réagir au petit "coup de blues" des plus jeunes et n'hésiteront pas à vous contacter à la moindre difficulté rencontrée. De votre côté, si vous avez le sentiment qu'une information relative à votre enfant pourrait aider les animateurs à mieux le comprendre, n'hésitez pas à communiquer cette information au directeur. Dans ce sens, renseignez précisément et lisiblement son dossier sanitaire pour une meilleure information des adultes qui en auront la responsabilité.
Avant le départ il faut, bien entendu, rassurer l'enfant, lui dire qu'il va rencontrer de nouveaux amis de son âge, découvrir des activités formidables...et surtout, lui dire qu'il fasse confiance aux adultes, qu'il n'hésite surtout pas à confier ses petits soucis à son animatrice de référence. Un appel téléphonique de papa ou maman peut parfois engendrer une perturbation affective chez l'enfant qui est loin de sa famille, aussi évitez de téléphoner quotidiennement sur le centre afin de favoriser l'intégration de votre enfant. En cas de problèmes familiaux, il est parfois plus judicieux de contacter directement le directeur pour avoir des nouvelles de l'enfant.

 

L'emploi du temps d'une journée de vacances

Il s'agit ici d'une journée "type", les contenus et dans les durées des plages horaires peuvent varier en fonction de la durée et du déroulement du séjour (8 jours, deux ou trois semaines, début, milieu, fin de séjour), du projet d'activités, du nombre de participants, de la période de vacances (été, hiver, printemps...) de la météo...

 

Pour les 6 à 12 ans
08h30-09h30 lever et petit déjeuner échelonné
09h30-10h00 préparation des espaces d'activités et des matériels
10h00-12h00 ateliers d'expression musicale et artistique
12h00-12h30 concertation, échanges, initiatives individuelles
12h30-13h30 déjeuner
13h30-14h30 temps personnel
14h30-17h00 activités sportives, activités thématiques autres que musicales
17h00-17h30 goûter
17h30-19h00 ateliers d'expression musicale et artistique
19h00-19h30 temps personnel
19h30-20h30 dîner
20h30-21h15 Soirée à thème et préparation au coucher

 

Pour les 16 à 17 ans
08h30-10h00 lever et petit déjeuner échelonné, temps personnel
10h30-12h30 ateliers d'expression musicale et artistique
12h30-13h30 déjeuner
13h30-15h00 initiatives individuelles ou activités à la demande
15h00-18h00 activités thématiques et goûter
18h00-18h30 temps personnel
18h30-19h00 échanges, concertation, bilan journée et mise au point
19h00-20h00 dîner
20h00-22h00 soirée à thème
22h00-23h00 préparation au coucher

 

En cas de maladie pendant le séjour

En cas de maladie le responsable de premiers secours accompagne l'enfant chez le médecin et fait l'avance des frais (honoraires du médecin et frais de pharmacie). Le directeur vous contacte au plus vite pour vous donner des nouvelles et vous rassurer.
Nous conservons les feuilles de maladie (et les vignettes) dans l'attente de votre règlement. Vous serez informés par courrier du montant des frais engagés. Pour tout rapatriement nous faisons appel au service de l'assureur Inter Mutuelle Assistance.

 

Le suivi d'un traitement médical pendant le séjour

Si votre enfant suit un traitement particulier, nous vous demandons de le noter sur la fiche sanitaire et de joindre impérativement l'ordonnance ou une photocopie. Glisser éventuellement un courrier à l'attention du directeur dans la valise de l'enfant. Pour tout problème de santé important nécessitant une attention et des soins particuliers nous vous demandons de prendre contact directement avec le directeur du séjour quelques jours avant le départ.

 

Notre responsable sanitaire

Chacune de nos équipes comprend un responsable sanitaire formé aux premiers secours (A.F.P.S). Il est chargé du suivi médical des enfants qui ont un traitement. Il intervient en cas de petits "bobos" et contacte immédiatement le médecin au moindre symptôme détecté. Avec le directeur, le responsable sanitaire est l'interlocuteur privilégié des parents en cas de maladie.

 

Recevoir des nouvelles de votre enfant pendant le séjour

Pendant le séjour, vous souhaitez recevoir régulièrement des nouvelles de votre enfant, surtout s'il est jeune ou s'il part pour la première fois.
Les enfants sont encouragés à vous écrire et il y a souvent une cabine téléphonique accessible dans le centre de vacances. Nous vous proposons un service audiotel qui vous permet d'écouter des nouvelles quotidiennes du séjour enregistrées par le directeur (0,15 centimes la minute).
Concernant les portables personnels nous vous laissons juges, ce moyen de communication ne participe pas toujours à une bonne intégration de l'enfant, surtout pour les plus jeunes. Dans tous les cas nous déconseillons vivement l'usage de portable personnel pour les moins de 12 ans. Nous vous informons que VMSF décline toute responsabilité concernant la perte ou le vol de portable.
Enfin, sachez que nos directeurs sont à votre écoute pour toute communication urgente.
PS : Pendant les périodes de vacances l'équipe de VMSF assure une permanence téléphonique quotidienne y compris le week-end.

 

Nos conseils pour la préparation du trousseau

Vous trouverez dans le dossier de l'enfant une fiche trousseau. Cette fiche est principalement destinée aux plus petits.
Il s'agit d'une liste exhaustive de vêtements qu'il vous suffit de cocher afin que nous puissions procéder à l'inventaire en début et en fin de séjour. Si nécessaire, n'oubliez pas de mentionner tous vêtements, objets et effets personnels non répertoriés sur la fiche trousseau.

 

Les draps et la blanchisserie pendant les séjours

Le linge est lavé pendant les séjours de plus de 10 jours. Pour les enfants de moins de 12 ans il est conseillé de marquer systématiquement leurs vêtements afin d'éviter les pertes.
Nous fournissons systématiquement les draps et les couvertures.

 

L'argent de poche, le téléphone portable...

Nous conseillons de limiter l'argent de poche des plus petits à une somme comprise entre 10 et 30 euros. Les enfants de plus de 12 ans sont responsables de leur argent de poche, mais ils peuvent aussi le confier au directeur.
De même, tous les participants sont responsables de leur téléphone portable, lecteur mp3 et autres consoles de jeux...
Selon le cas, nos directeurs peuvent prendre toutes initiatives afin de limiter les éventuelles perturbations de la vie du groupe occasionnées par l'usage des téléphones portables etc. 

 

Les instruments de musique des participants

Depuis quelques années, nos séjours de musiques actuelles (rock school, tremplin rock...) remportent un vif succès auprès des jeunes. Nous conseillons pour ceux qui ont pour principale motivation d'apprendre à jouer de la guitare électrique ou de la basse d'apporter leur propre instrument. Dans tous les cas les enfants ou les jeunes musiciens doivent apporter leur instrument de musique. Nos centres sont équipés de pianos, batteries, percussions diverses... Pour d'autres instruments non transportables n'hésitez pas à nous contacter avant d'inscrire votre enfant. Tout instrument personnel d'une valeur supérieure à 700 euros doit aussi être assurer par le propriétaire.

 

Les règles de vie collective proposées aux jeunes

Les horaires de lever et de coucher varient en fonction des âges, des durées de séjours et des périodes de vacances. Par exemple, en période de petites vacances, les enfants reprenant l'école juste après le séjour, l'équipe d'animation veillera au temps de sommeil des enfants pour une bonne reprise de la classe. Autre exemple, la chaleur estivale peut amener l'équipe à décaler l'heure du coucher et du lever...
Mais en général l'heure de coucher est entre 21h et 22h pour le 6 à 11 ans, autour de 22h30 pour les 12/14 ans et vers 23h pour les plus de 15 ans.
Pour chaque séjour, le projet pédagogique de l'équipe d'animation propose un fonctionnement adapté aux différents âges. Dés l'arrivée des jeunes sur le centre une présentation claire des règles de vie permet à chacun de comprendre l'intérêt du respect des règles communes et des consignes sécurité. Dans ce sens, la stricte application de la législation du Ministère de la Jeunesse ne peut être négociée.
Les relations entre adulte/adulte, adulte/enfant, enfant/enfant sont fondées sur la confiance et le respect mutuel, l'écoute et la prise en considération de tous. Il s'agit de susciter pour chacun une attitude d'ouverture d'esprit et de solidarité.
Il n'est toléré aucun propos injurieux ou de caractère discriminatoire, aucun comportement agressif ou violent.
Si le directeur estime que le comportement d'un jeune nuit fortement au bon déroulement du séjour, il peut décider de l'exclure.

 

Notre charte pédagogique destinée aux adolescents

Nous proposons une charte pédagogique aux adolescents de plus de 13 ans. Cette charte est adressée par courrier aux parents pour information quelques jours avant le départ.